Als zorgorganisatie aan de slag met datascience

Hoe kunnen zorgorganisaties met informatie en data de kwaliteit van de zorg verbeteren? Met nog twee zorgorganisaties, Carante Groep en Vilans ging Coloriet deze uitdaging aan in het project ‘Aan de slag met datascience in de langdurende zorg’.  
 
Het project is inmiddels afgerond met de belangrijkste geleerde lessen in de bijbehorende publicatie:
DOWNLOAD PUBLICATIE  
 
Deze is bedoeld voor andere zorgorganisaties die met datascience aan de slag willen. Datascience is het vakgebied dat kennis en inzichten onttrekt uit data, door analyses en modellen. Sebastiaan ten Hove was projectleider en initiator van het project, dat in samenspraak met Vilans werd opgestart. "We wilden als Carante Next vooral kijken wat het samenvoegen en interpreteren van data kan opleveren voor de kwaliteit van de zorg. Vervolgens hebben we als samenwerkingsverband gekeken welke van onze aangesloten zorgorganisaties daarop wilden aanhaken."

Momenten waarop meer zorg nodig is

Aukje Reinders is bestuurder van Coloriet, een van de deelnemende zorgorganisaties, naast ASVZ en Triade-Vitree. Reinders: "Wij wilden met het verzamelen van data ook kijken hoe medewerkers slimmer en handiger kunnen werken. We waren verrast door de inzichten die het oplevert wanneer je data naast elkaar legt. Zo ontdekten we dat er momenten zijn waarop cliënten meer zorg nodig hebben en konden we dit naast de roosters van medewerkers leggen." 

Afstemming met de praktijk

Naast mooie resultaten werd er veel geleerd over de manier waarop je als zorgorganisatie zelf aan de slag kunt met de toenemende mogelijkheden die data bieden. Reinders: "Het heeft geen zin om zomaar harde kennis uit data te halen, zonder dit aan de praktijkkennis te toetsen. Dit vraagt om samenwerking met uitvoerende zorgmedewerkers." 

Business intelligence

Groot voordeel is geweest dat binnen Carante Groep samen wordt gewerkt in een eigen BI-afdeling. BI staat voor ‘business intelligence’ en omvat het proces van gegevensverzameling en omzetting naar kennis. Ten Hove: "Een mooie bijvangst is dat de BI-afdeling door dit project nog dichter tegen het primaire zorgproces aan is gaan werken. Er werd een vat van mogelijkheden geopend. Dat vroeg om afstemming. Je moet keuzes maken en nadenken hoe de data verzameld moeten worden en wie daar toegang tot krijgt."

Privacy

Toch waren er ook wel uitdagingen. Reinders: "We moesten stilstaan in hoeverre data herleidbaar konden zijn tot individueel cliënt- en medewerkersniveau. Daarom hebben we besloten om de gegevens van medewerkers te anonimiseren. Zeker omdat na invoering van de AVG in mei 2018 er een nieuwe situatie is ontstaan en hier ook nog geen jurisprudentie over bestaat."

Focus op proces

Ten Hove: "We hebben alle data vertrouwelijk gehouden en we hebben het alleen gedeeld binnen de stuurgroep. De publicatie gaat dan ook vooral over het proces en niet de resultaten. Daar hebben zorgorganisaties ook meer aan. Want de situatie is voor iedereen weer anders. Door de focus op het proces, is deze informatie nuttig en toepasbaar voor iedereen."

Stakeholders

Een andere uitdaging was het betrekken van alle stakeholders. Ten Hove: "Cliënten, medewerkers, mantelzorgers, cliënten- en ondernemingsraad moeten allemaal op de hoogte zijn en hun instemming geven. Dat vraagt om zorgvuldigheid en veel inspanning in het begin, maar daar profiteer je later weer van."

Bestuurders in stuurgroep

Reinders: "Wat goed werkte is dat er bestuurders in de stuurgroep zaten. Dit heeft als voordeel dat je snel kunt schakelen. Zo gaat privacy heel vaak het bestuurdersniveau aan. Als bestuurder had ik ook niet zoveel kennis van datascience. Door de stuurgroep raakte ik toch goed op de hoogte, waardoor ik beter mijn verhaal in de organisatie kon doen. Verder was het goed dat we het klein hebben gehouden. Hierdoor kun je sneller werken, leren van kinderziektes en zijn de financiële risico’s minder."

Externe datascientist

Ten Hove: "Ook heeft het geholpen dat we gebruik konden maken van een externe datascientist van Vilans. Datascience is een vrij nieuw vakgebied. Onze BI-afdeling had hierin nog wat meer expertise nodig." Reinders: "Een randvoorwaarde is dat je hier echt in moet investeren, wil je het tot een succes maken. Dat betekent voldoende uren vrijmaken en onderzoeken of er wellicht externe expertise nodig is."

Focus houden

Maar een van de belangrijkste aanbevelingen is toch wel de focus houden op een goede doelstelling. Reinders: "Ik ben zelf productiebeheerder geweest en weet daardoor dat je van data heel enthousiast kan worden. Daardoor ga je al snel in op alles wat je vindt en wat er nog meer te vinden is. Ten Hove: "Het vraagt ook om het vasthouden van de doelstelling. Zo hebben we twee sprintweken gehad met een concrete weekdoelstelling. Na een paar dagen gaven de data-analisten aan: “dit hebben we ook gevonden, is wellicht ook interessant.” Dan is het belangrijk om de werkzaamheden toch weer op die doelstelling te richten en weer goed bij de inhoudelijke experts uit de zorg te toetsen waar de behoeften liggen."

LINKS:
https://www.vilans.nl/artikelen/ehealth-in-de-praktijk-hoe-apps-en-big-data-bijdragen-aan-kwaliteit-leven

https://www.vilans.nl/artikelen/meer-kwaliteit-van-leven-met-de-voorspelkracht-van-data